内容生命周期管理并不新鲜；新的是对企业内数字内容数量和可访问性的把控。
对于当今的企业而言，数字内容不经过精心的管理很容易变得杂乱无章甚至于丢失。内容生命周期管理可提高内容相关工作流的效率。
企业必须认识到内容生命周期管理在自己内部存在不同阶段。企业通过内容生命周期管理可以将来自多个来源的知识捕获到可预测且可靠的内容系统中。
什么是内容生命周期管理？
业务流程管理、内容和记录管理是企业的三个关键流程。这三个概念的交集是内容生命周期管理所在。
内容生命周期管理是一组与流程相关的操作，需要对企业内容管理 (ECM) 系统和应用程序进行投资才能获得收益。
内容可以通过许多不同的方式进行分类，但在基本层面上，内容属于以下类别：
• 动态内容：根据用户输入而变化。它通常与业务流程相关并包含名称、日期和位置等数据，同时它还包含确定工作流程的其他标识信息，例如内容是未完成的还是已完成并收录的。这些内容可能来自不同的业务系统，也可能通过授权用户进入并进行维护。在管理数据的每个业务流程中可能有多个内容生命周期管理流程。动态内容的示例包括产品页面、网站、表单、广告和电子邮件通讯。
• 静态内容：是一种不会因用户操作而改变的企业内容。它包括创建和优化时间点作为快照或记录的过程。通常，工件和记录是动态内容的结果或包含动态内容。静态内容的示例包括网站的徽标或导航栏，或信托文件或授权书等法律制品。
越来越多的在线内容管理系统 (CMS) 可以收集动态内容并创建用于工作的组件。内容生命周期管理确保 CMS 拥有正确和最佳的内容，供 ECM 系统存储动态内容及生成组件与工具。
为什么内容生命周期管理很重要？
内容管理是大多数与降低风险、提高效率和优化产品直接相关的业务战略的基础。
在考虑动态内容管理时，自动化工作流程的程度取决于驱动工作流程运行的内容的质量。
例如，当工作流生成电子邮件时，他们准确的发送给需要这些信息的人。如果动态内容不正确，自动化流程就会中断，信任就会崩溃，甚至可能会对安全或监管产生影响。
内容的分类或分组允许重新调整用途、维护和合规性审查。
电子邮件、执行过的文档和自媒体文章等工件内容也带来了类似的机遇和挑战。ECM可以创建业务记录以支持销售或内部流程，从而可以执行业务标准并提高效率。例如，查找项目启动演示比重新创建新的内容更有效。
不论什么情况，内容生命周期管理都涉及到治理、风险和合规性，还是企业对知识管理的核心模块。
有什么好处？
要了解内容生命周期管理的好处，我们就将早期的法律行业作为示例——特别是创建信托文件。
一般创建信托文件的步骤都逃不过：
与客户会面并根据过去的经验提出问题。
搜索符合特定要求的文档或模板。
起草一份结合客户输入和模板的文档。
查看文档并创建最终草案以供客户批准。
在这种情况下，最终文件的质量取决于律师的经验水平和模板的质量。
使用内容生命周期管理和 CMS 的相同过程可能如下工作：
- 使用按类别分组的问卷或清单来驱动内容。
将此内容输入到一个系统中，该系统生成一组组件，这些组件依赖于基础信息来决定要创建的文档类型。
使用额外的元数据信息（即客户姓名、受益人和地址）来填充文档中的任何空白并创建草稿以供审核。
这种方法通过共享知识提供更好的质量，并以更有效、成本更低的方式实现。
内容生命周期管理阶段
内容生命周期通常涉及七个步骤。虽然每个阶段都是一致的，但每个阶段的阶段或步骤可能会因内容类型和业务流程的不同而有所不同。
1. 捕获:内容生命周期管理计划或流程的捕获阶段可以在每个企业的特定流程中的不同时间发生。捕获的内容包括扫描图像、文字处理文档和元数据。扫描和创作工具通常支持流程中的这一步。在此阶段，企业应注意识别捕获内容的来源，确保以后能够快速提取内容。
2. 保存:通过捕获到内容的存储位置和方式界定对工作流程的影响程度。以下是内容存储的一些注意事项：
• 模板必须是可编辑的。它必须允许来自其他的信息填写变量。
• 企业必须发布一些文件——尤其是法律文件作为记录。它们不可编辑，通常包括物理或电子签名。
3. 分类:内容的分类或分组允许重新利用、维护和合规性审查。企业只能像使用目录一样简单地实现这一点，但是无法应对多变的办公环境。ECM 系统将提供更复杂的方法，使用元数据并允许内容与目的的一对多和多对多关系。内容团队应该使用强大的企业分类法来确保整个企业的分类标准化。
4. 流程:内容的流程映射将包括几个注意事项。企业必须确定：
• 审查文件的准确性及其审查周期
• 内容作为更大流程的一部分，内容的变动有可能会对整体流程造成影响。例如，在销售流程中，最终合同可能会触发影响其他内容或系统的附加流程。
• 遵循监管要求的保留政策流程
流程映射通常基于在分组阶段应用的一个或多个类别。
5. 发布:发布阶段将因内容类型、分组和流程而异。最常见的发布过程可能是在 Web 内容管理系统 ( WCMS ) 中，其中营销、产品或其他网站内容可能会在发布之前经过多次修订和批准过程。WCMS 或 ECM 系统通过发布过程管理内容的可见性。
6. 档案:内容归档是一种筛选优质内容的做法，仅包括当前批准的内容或具有决策目的的内容。归档允许用户在必要时作为参考，而不会使用户系统混乱。
7. 消除:实际删除内容是系统维护、治理、风险和合规性的一个特别重要的步骤。
内容生命周期管理的最佳实践
企业应考虑以下的最佳实践方式，以确保将内容生命周期管理顺利集成到业务中：
遵循现有的标准和做法。将内容生命周期管理作为一个新概念而不是业务流程的自然扩展来引入企业通常会遇到阻力。只要有可能，企业应使用现有的用户界面和接触点来建立内容生命周期管理流程。
支持公司按照原有的工作流程开展业务。如果内容生命周期管理强制执行不适合业务的工作流或内容类型，它将不起作用。例如，如果一家律师事务所需要一份签署信托文件的纸质副本，而其内容生命周期管理流程不支持扫描或纸质采集，则该企业将不会采用该流程。试图说服律师或客户他们不需要纸质副本不太可能成功。
针对特定工作角色定制内容生命周期管理。企业不应向用户提供对其工作没有意义的选项或决定，或在如何与内容交互方面造成混乱。这为用户找到绕过系统的方法提供了机会。
建立治理、风险和合规性。治理、风险和合规性不能事后考虑。丢失受保护的信息和数据是企业面临的最大威胁之一。内容生命周期管理是确保企业仅按预期使用内容的关键。