ALFRESCO记录管理
Record这个英文词在国内曾经被翻译成：档案/记录/电子文件，中国国家标准 GB/T 29194-2012正式叫“电子文件”，Alfresco支持使用此命名，所以下文中出现“档案”和“记录”的地方如未标明，均指国家标准中的“电子文件”
同时，File Plan 相对的“归类方案”“归类计划”，“归档计划”，“文件计划”都是指相同的含义
Alfresco档案/电子文件管理(Alfresco Record Management) 是GB/T 29194-2012(中国) , MoReq2(欧盟) , DOD5015.2(美国) 标准下的软件系统，(中国国家标准将这类系统称作Electronic Records Management Systems – ERMS) 。
Alfresco档案/电子文件管理(Alfresco Record Management)是专门用来管理档案/电子文件的生命周期，包括识别，分类，归档，保存，和销毁档案/电子文件，档案/电子文件管理可以被认为是组织中的各类业务活动证据的识别、标识和管理。
终端用户更易启用—Alfresco符合用户工作习惯，将档案/电子文件管理(Record Management)的复杂度大大降低，从而加大用户认同感。
提高内容覆盖面—使用一个统一的存储库，以及简单的就地和自动化声明档案/电子文件，从而降低不受管理的文件的风险。
提高内容覆盖面—使用一个统一的存储库，以及简单的就地和自动化声明档案/电子文件，从而降低不受管理的文件的风险。
- 更多的控制—自动化的，以规则为基础的档案/电子文件管理，让信息治理变得更为容易，能够从始至终的符合治理策略
档案/电子文件类别（RECORD TYPES）
- 支持电子和非电子（物理）档案/电子文件
- 多种电子文件类型： “扫描的档案/电子文件”, “电子图片档案/电子文件”, “PDF档案/电子文件”, “网页档案/电子文件”
- 文件夹可包含电子和非电子（物理）档案/电子文件
- 你可以通过Share，入站电子邮件，IMAP,CIFS进行归档
档案的分类（RECORD CLASSIFY）
例如，档案的分类(Classify)可以为不同应用级别的档案设置分类按照信息类型分为：
- 最高机密
- 机密
- 秘密
- 未分类
档案/电子文件归档（RECORD FILING）
档案/电子文件可以通过多种接口被归档：：
- 导入到记录管理站点
- 来自于Alfresco
- 来自于桌面CIFS,WebDAV,FTP等等
- IMAP电子邮件客户端
工作流：允许多个用户来完成元数据
3个阶段流程：声明, 归档, 完成
只有记录管理员可以打开记录, 只能是在中断操作之前
归类方案（FILE PLAN）
用于存储“档案/电子文件”：
- 类别持有处置计划
- 在档案/电子文件文件夹中档案被归档
用于存储“档案/电子文件”：
- 安全控制谁可以浏览
- 用户可以添加记录
支持自定义元数据
处置计划（DISPOSTION SCHEDULE）
附加在档案/电子文件类别上：
- 应用在档案/电子文件类别和文件夹下
控制档案/电子文件：
- 保留
- 处置
几个步骤：
- 中断
- 移交
- 保留
- 入管
- 销毁
档案持有（HOLD SUPPORT）
对于“持有档案”目标的安全控制可也做到全方位：
- 甚至可以控制谁可以看到对“目标”的侦测正在发生
对“持有档案”内容的增加/移除
生成“持有档案”的报告
档案版本控制（VERSION CONTROL）
- 使用规则控制哪一个版本创建新的档案/电子文件
- 档案的外在关联在归档方案中同样被保留
- 这些关联也可用来来驱动处置计划
各种事件（EVENTS）
用户事件
- 由一个被授予适当特权的人定义
- 能被包含在处置计划中
- 通过适当的特权用户完成
系统事件
- 由系统完成
- 触发器
- 作废、取代、转移
支持多事件
关于安全（SECURITY）
LDAP认证或外部身份验证
用户必须是档案/电子文件管理的用户
提高安全性
- 约束条件/权限/功能
- 档案/电子文件管理角色
- 辅助标记/警告
这里有超过50项功能
- 延长保留期或冻结，关闭文件夹，创建、修改、销毁引用类型，销毁档案/电子文件计划等等
每一个都在系统中提供一个特别的功能
- 延长保留期或冻结: 让用户可以冻结档案/电子文件和文件夹，从而延长这些文件的保留期
- 关闭文件夹: 让用户可以关闭文件夹，以期后续文件归档
- 注意，在这里还有一个相反的操作，让你可以：重新打开文件夹
预先设定的档案
- 就地读取
- 就地写入
- RM用户
- RM高级用户
- RM安全管理者
- RM档案/电子文件管理员
- RM管理员
提供分组功能
能够被扩展延伸
关联和引用（RECORD REFERENCES）
档案/电子文件之间可以建立关联关系
这些关系的种类包括
- 父/子关系
- 双向关系
- 用户自定义关系
自动分离邮件创建引用
能够表现像是事件一样
添加关系的例子
父项 / 子项
- 过时，被过时
- 取代，被取代
- 支持文档，被支持文档
- 前一个版本，下一个版本
- 信息
- 附件
双向的
- 交叉引用
- 渲染(Rendition)，被渲染(Rendition by)
关联举例：
- 不同的文件类型之间可以建立关联
- 类型之间的关联在内容类型建模时确立关系
- 任何文件只能关联预定义的类型
- 比如图中【入职表】类型文件只能关联【简历信息】和【学历文凭】两种类型
搜索（SEARCH）
搜索
- 档案/电子文件和内容属性
- 处置计划
- 可计算的值（例如，日期）
- 档案/电子文件状态
- 自定义属性
可配置的结果
- 返回值
- 可对“内容列”做重新排序
搜索可被保存为以后用/也可以重新编辑
审计（AUDIT）
搜索
- 档案/电子文件和内容属性
- 处置计划
- 可计算的值（例如，日期）
- 档案/电子文件状态
- 自定义属性
可配置的结果
- 返回值
- 可对“内容列”做重新排序
搜索可被保存为以后用/也可以重新编辑
就地档案/电子文件（IN-PLACE RECORD）
就地档案在基于规则的“归档计划”中能够自动声明和自动归档，用户不用再操心了，所以没有学习成本。
- 无需理解复杂的归类方案
- 在任何地方归档和声明记录
- 轻松访问文档
- 无需保留“私有的”拷贝
一键声明档案/电子文件
- 单击来声明一个档案/电子文件/记录
- 能够就地查看档案/电子文件/记录
自动化声明档案/电子文件（AUTOMATED DECLARATION）
根据预先设定的规则自动化声明档案/电子文件
自动化是基于文档的各种“状态”的改变
- 属性的改变
- 地点/位置的改变
- 业务状态的改变
当加载到Alfresco之后，“降落区(Drop Zone)”用来声明档案/电子文件/记录
动态归类方案和智能归类方案（DYNAMIC & INTELLIGENT FILE PLAN）
根据预先设定的规则自动化声明档案/电子文件
自动化是基于文档的各种“状态”的改变
- 在有需要时，档案文件夹被创建
- 无需不间断的管理和更新归类方案
- 档案被自动归档到正确的档案文件夹
- 动态的归类方案
- 为档案归档设置规则
- 自动创建档案文件夹
当加载到Alfresco之后，“降落区(Drop Zone)”用来声明档案/电子文件/记录
自动创建归类方案（AUTO CREATE FILE PLAN）
归类方案按需求被创建
- 档案文件夹路径使用属性动态被命名
可以使用
- 路径
- 档案属性
- 日期
档案可以连接到多个档案文件夹
- HR档案和法律档案
- 保留最为严格的获胜
自动化的档案归档
- 归档和声明档案仅仅是日常业务流程的一部分
- 定义自动化业务规则
- 对终端用户隐藏档案管理
- 从不让内容“从缝隙中流走”
完美结合
Alfresco One档案/电子文件管理模块让信息治理的简单性和可控性完美结合在一起。通过将档案管理结合到自然的业务流程中，以及完整的档案/电子文件生命周期（从采集，保留再到最后的销毁）。在政府，金融服务领域，医疗健康领域以及其他需要高度管制的行业里，使用Alfresco来达成信息治理，能够做到标准，高效，并且可被审计。
档案/电子文件管理模块扩展了Alfresco One的功能，为满足信息治理中不同级别的控制需求提供了额外能力。让机构/企业/组织能够在一个开放的，可伸缩的平台中，建立一个全面的策略来管理业务内容和公司档案/电子文件。
档案管理 不等于 文档管理 ，区别：
| 文档管理 | 档案管理 | 比如 | |
|---|---|---|---|
| 文档目录结构是由用户建立，并随时可以更改，比如，可以任何时候添加新的文件夹结构 | ≠ | 分类方案由企业,机构,组织所定义，用户不能够进行更改，通常这也是法律规定 | 比如，发票就是档案，发票如何保存，国家是有规定的，新的“电子发票”也会出台法规 |
| 文档可以在任何时间，为任何目的而创建 | ≠ | 档案的创建通常是业务流程或事务过程的一部分 | 比如，你的“合同”在起草阶段是文档，签署之后就变成档案了，合同的保管也是有法规约束的 |
| 如果是一件正在进行的工作，文档可以在时间进行的任何时候被更改 | ≠ | 除非在特殊情况下，否则一旦档案被声明，就再也不能被更改 | 比如，电子邮件 是档案，监控视频也是档案，交通违章拍照的照片也是档案，一旦声明档案就不能修改，除非极特殊情况，那也要在“合规”的前提下修改 |
| 根据用户的需求来保存或是删除文档 | ≠ | 在预定时间内，档案会被保留和持有，但是在档案到期时会被弃置和删除 | 比如，我国第一次人口普查的档案，听说已经提前“销毁”了，因为那时候我们还不发达，没有软件系统作支撑 |
传统档案系统PK现代档案系统
传统的档案/电子文件管理系统都是十分复杂且独立的系统，这些系统复杂得让普通用户难以理解。因为大多数这样的系统都是为专业人员设计的，如合规性检查员或档案管理员。如今，电子发票都有了，电子存档时代的到来，要求系统不能再为内容的覆盖面和合规性检测范围”设限”，因为档案内容就是来自于机构的日常业务中，所以传统的“独立档案系统”必将被淘汰。
传统档案系统特点：
现代档案系统 – Alfresco：
档案/电子文件的生命周期和现代档案系统详述
法治社会，不仅人要守法，软件也要守法，软件守法是为了避免人的“不小心违法”，
因此，软件不仅可以延伸人类的智能，还可以接受人类“推卸责任”，一个经过认证的软件系统就是用来接受人们“推卸掉的责任”而存在的。
“软件守法”在国际上的通行做法，就是让软件符合指定的国家标准，符合国家标准的软件系统是严格守法的系统，也是可以承担责任的软件系统。
档案/电子文件的生命周期就3个状态：
- 声明为档案/电子文件(Declare as Record)
- 归档到某个地方(File To…)
- 归档到某个地方(File To…)
- 单一的存储库：在一个高度可扩展的，兼容CMIS的存储库中管理业务内容和公司的档案/电子文件
- 任何资源：管理电子文档，纸质文件，电子邮件（e-mails），社交信息，视频，图片，等等等等
采集: 通过简单的动作来完成档案/电子文件的声明和归档，用户轻易的就可以使用起来
-
Alfresco
Share：让用户可以通过一个简简单单的，以网页为基础的界面来处理内容和档案/电子文件 -
就地(声明)档案/电子文件：在Alfresco
Share中的任何一个地方来声明和访问档案/电子文件 - 移动端(声明)档案/电子文件：通过Alfresco移动端App来声明和访问档案/电子文件
- 自动化声明档案/电子文件：通过一个极易配置的业务规则，从而能够自动化的声明档案/电子文件
- 拖拽式声明档案/电子文件：从桌面文件夹中移动文件到档案/电子文件管理系统被映射的网盘里
- 元数据提前生成：从内容中自动化提取元数据，从而快速分类档案/电子文件
- 动态归档方案：基于可配置的规则，自动归档档案/电子文件到到正确的文件夹
- 档案/电子文件的属性管理：基于档案/电子文件类型和相关元数据来分类档案/电子文件
- 自动化的生命周期管理：可配置和自动化的处置计划，来满足信息治理策略上的需求；基于归类方案或是档案/电子文件的属性，来进行审查，持有，转移，归档和销毁档案/电子文件
- 可分类内容：通过可配置的内容和档案/电子文件分类级别来添加额外的级别控制
- 权限：确保系统的安全性具有强大的用户访问控制
- 可配置的仪表板：使用搜索和档案/电子文件的筛选，从而容易的获得和排除例外
- 审计日志：为了审计或是合规性的要求，存储系统中的所有的操作记录并可生成报告
-
快速的电子数据发掘（Rapid
eDiscovery）：使用强大的搜索功能来快速检索相关档案/电子文件
- 全面的处置支持：为处置建立和实施一个可防御(defensible)的方式，包括删除和归档
- 档案/电子文件持有：当档案/电子文件被调查(investigation)时，能够很容易的暂停正常的处置计划
- 归档：如果想要长期的归档记录，也可以很容易的导出记录
- 自动化转换：为了长期保存，将档案从专有形式转换为供应商中立的格式
- 磁盘擦除：通过多次低级别磁盘擦除，确保将敏感记录完全删除