在当今竞争激烈的业务场景中，任何类型的信息或数据都可以成为贵公司的宝贵资产。从改进您的运营流程到做出实时业务决策，这些信息仍然是非常重要。这是企业希望在其工作场所集成强大的企业内容管理（ECM）系统的主要原因。
正确实施 ECM 系统可以帮助您摆脱烦人且耗时的手动文档管理流程。在这里，我们将介绍 ECM 系统对贵公司的十大好处。
1. 工作流程自动化
ECM 系统的首要好处是——它带来并促进了工作空间的自动化。ECM 系统可以使用户能够使用验证规则并执行特定操作，例如捕获元数据和文档分类。在这里，该过程可以在没有任何人工参与的情况下完成，因此，它仍然是一个高质量的快速过程。
2. 空间减少
纸质文档系统需要大量空间。柜子装满后，您需要为其他文件安排更多空间。在大多数城市，商用物业价格昂贵，您无法为纸张和橱柜留出更多空间。更何况你需要雇佣更多的人来维护这么大的一堆文件。ECM 系统可以显著减少这种空间。
3. 安全增强
如今，重要的公司文件的安全问题显得尤为突出。手动文档管理系统无法保护有价值的数据和敏感信息。这些文件有可能落入坏人之手。在这方面，ECM 系统可以提供帮助。您可以在 ECM 系统的帮助下管理访问权限并找出谁查看或编辑了您的文档。
4. 简单方便的访问
ECM 系统使您能够向利益相关者、员工甚至客户提供对公司文档的简单方便的访问。此外，您可以借助标签和关键字轻松检索文档。它可以为您的管理层和员工节省宝贵的时间。 Gartner 报告称，平均一个组织花费大约 120 美元来查找错误归档的文档，并花费 220 美元来复制丢失的文档。通过实施 ECM 系统，可以有效地节省这些成本。
5. 协作改进
沟通和协作是任何组织生存和发展的两个最重要的方面。ECM 可以通过促进从多个位置访问公司文档来改善协作。即使是在偏远地区的员工也可以在必要时访问公司的文件。此外，他们可以使用电子成像轻松共享文档。
6. 更好的备份和恢复
ECM 系统是一个集中的存储库，所有文档都保存在其中。您可以根据要求索引和存档所有文档。它可以防止公司文件丢失或错放。在某种程度上，ECM 可以节省大量用于重写丢失文档的费用。
7. 版本控制
多样化是发展的秘诀。现代 ECM 非常适合这个概念。让我们通过一个例子来理解这一点。对于跨类别的不同类型的产品，公司需要维护不同版本的文档。技术先进的定制 ECM 系统可以消除与维护同一文档的不同版本相关的问题。
8. 法规遵从性
另一个重要的好处是法规遵从性。通过适当的维护和随时轻松访问关键的公司数据，ECM 可以帮助公司遵守现行的法规。公司还可以避免重要文件的错放或丢失。最后，访问授权可以帮助公司防止文件落入坏人之手。
9. 降低成本
与基于纸张的系统不同，ECM 系统无需购买文件夹、文件柜和雇用管理系统的人员等额外费用。精心规划的 ECM 系统可以通过减少此类开销来节省大量资金。
10. 更高的竞争力
总之，ECM 系统可以提高生产力并提高您的业务效率。此外，它还可以降低额外成本并防止重大损失，从而为您提供超越竞争对手的竞争优势。如此高的竞争力可以帮助您保持领先地位。
由于这些优势和 光学字符识别（OCR）、高级预览和跟踪等其他功能，预计ECM 系统的市场将从今天的超过 35 亿美元扩大到 2023 年的 70.7 亿美元。但是，您需要找到在开发具有所有所需功能的 ECM 方面具有丰富经验的知名且可靠的开发合作伙伴。
结语
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