强大的企业内容管理(ECM)系统可以确保公司的发展。但是,有必要制定有效的内容管理策略以充分利用 ECM 系统。

内容管理策略可以定义有效处理文档的路线图,以便公司可以轻松创建、存储、组织和共享关键的公司数据。因此,您的企业可以从无缝的信息流中获益。当您在 ECM 系统中实施适当的文档管理策略时,您的公司可以获得以下好处:

  • 更高的工作流程效率

  • 降低运营成本

  • 数据安全和合规性

  • 降低风险和随时访问

这些好处表明为您的公司制定有效的内容管理策略的重要性。无论是提高生产力还是简化复杂性,这种策略总是有帮助的。让我们通过分步指南来制定适当的内容管理策略。

制定有效的企业内容管理策略需要考虑的主要步骤

1.定义责任

战略制定过程的第一步是定义参与制定和实施战略的每个人的角色和责任。您需要建立一个项目团队来监督整个过程。为了实施有效的 ECM 系统,团队应该有来自公司所有部门的成员,如行政、制造等。团队的每个成员都充当项目团队与其各自部门之间的调解人。他们将确定要保存的所有必要文件以及保存方式。

2.确定需求

就像任何其他项目一样,在制定内容管理策略时需要定义需求。您的项目团队应确定在贵公司的一段时间内需要可以存储、审查、共享和更新必要文件的系统。如上所述,项目组的成员来自各个部门,每个部门都有不同的文档相关的必需品。ECM 系统由不同方面组成,您需要确保所有这些要求都得到有效解决。建议您在专业的 ECM 公司的帮助下确定需求并实施适当的策略来满足它们。

3.进行盘点

ECM 可以帮助您的项目团队了解各个部门文档的重要性。项目团队检查每个位置以找到每个文档并进行盘点。清单可以很容易地将所有文件分类为以下类别 :

  • 回顾和参考资料

  • 公司记录

  • 重要文件复印件

  • 表格和发票

  • 客户信息

  • 员工详情

在实现 24/7 全天候访问重要的公司文件时,ECM 系统可以发挥关键的作用。

4.制定路线图

了解了公司所有文档的类型和重要性后,就很容易定义它们的存储方式。现代企业倾向于将文档保存在基于云的服务器中,以确保安全、快速的访问。在这里,您可以通过牢记文档共享的日常使用、目标和其他方面来制定大纲。在您的路线图中,您还可以了解您是否需要标准化或定制的 ECM 流程。此外,该策略应包括从系统中删除不必要文档的计划。简而言之,在制定管理公司文档的路线图时需要考虑所有步骤。

5.删除不必要的文档

完成分类并创建清单后,现在是删除所有不必要的文档和占用额外空间的文件的时候了。项目团队开始删除所有冗余文档,以保持 ECM 系统完美运行。它可以由团队成员手动完成,也可以借助人工智能技术自动完成。一些公司更愿意将记录存档以备将来参考。

6.维护流程

现在,内容维护策略已准备好实施。借助 ECM 平台,您可以轻松地以电子方式索引所有文档。在这里,所有员工都需要遵循此策略并更新所有记录。建议将此策略作为公司政策,以确保每位员工都使用此新系统。

以下是有效维护企业内容管理流程的一些重要提示:

  • 随时上传每个新文档

  • 通过实施身份验证和用户授权来保护所有记录

  • 建立有效的文档跟踪系统以查找编辑

  • 安全地销毁不必要的文件以消除数据泄露的风险

由 Alfresco 平台提供支持的 ECM 系统可以轻松实现所有这些目标。使用平台中的任何一个定制的 ECM 系统比传统的纸张管理系统更高效、更合规。

结语

在制定企业内容管理策略时,您需要考虑两大方面 – 易于访问和提高安全性。您只需要找到一家可靠的 ECM 服务提供商来制定和实施内容管理策略。

Alfresco 渌天 ECM 是值得您信赖的,可以定制与文档相关的任意复杂性系统。得益于尖端的工具和“在家工作”的概念,Alfresco 渌天 ECM 在全国范围内的封锁中 100% 运行。我们的专业商业顾问很乐意帮助您制定有效的企业内容管理策略。只需向sales@Alfresco.com.cn发送电子邮件,简述您对企业内容管理系统相关的要求,我们的专业业务顾问将很快与您联系。