每个企业的发展都在一定程度上依赖于文件。在当今的数字时代,企业需要电子形式的文档。原因很简单——在大多情况下,纸质文件很难存储和检索。纸质数据很容易被盗、泄露或放错地方,因此公司可能不得不面对严重后果。

针对这种情况,企业内容管理(ECM)系统出现了。

无论公司规模大小、业务性质如何,都可以利用定制 ECM 解决方案的优势。此类解决方案可以通过在系统中实现自动化和便利性为每个行业部门提供帮助,在这里我们将看到它如何帮助购物中心有效地管理不断增长的数据。

商场内容管理系统的七大商业效益

定制的 ECM 系统旨在提供对公司重要文件的快速安全访问。

1. 只需更少的存储空间

您的购物中心或零售业务每天都会生成大量数据。数据是多种多样的,并且会随着市场趋势和客户需求的变化而不断变化。如果以纸质形式存储数据,则不可能在有限的空间内长期保存这些纸张。在这方面,ECM 系统可以为您的商场减少购买橱柜、箱子和存储空间的必要性。您可以在基于云的平台中保存各种格式的数据。

2. 提高安全性

如今,购物中心或零售业务面临着巨大的竞争。尽管数字解决方案、活动,可以使他们获得有关消费者行为和竞争对手动向的宝贵数据,但保护数据却是一个令人头疼的问题。与纸质数据相比,基于云的数据要安全得多。更重要的是,您可以让他们根据层次结构访问数据。ECM 解决方案还使您能够检查谁查看了文档以及它是否被修改。换句话说,您可以轻松跟踪文档并确保访问安全。

3. 增强合规性

购物中心必须遵守随时间不断变化的监管规定。零售商有必要准备好所有必要的文件以供检查和其他官方原因。在不遵守的情况下,可能会支付巨额罚款或许可证可能会被取消。

4. 快速轻松地检索

ECM 的最大好处之一是您可以在必要时访问必要的数据。例如,您拥有一家购物中心,并希望在遥远的城市或其他国家开设特许经营店。如果您有适当的数据管理解决方案,即使在您的智能手机上也可以使用所有必要的文件。根据 PWC 的调查,组织在归档上花费超过 20 美元,在查找错误归档的文件上花费 120 美元,在涉及纸质文件时重新制作丢失的文件超过 220 美元。量身定制的 ECM 解决方案可以帮助您在短时间内通过一个词或短语检索到所需的文档。

5. 增强协作

ECM 系统使数据共享和协作变得轻松简单。可以从多个位置的不同来源检索需要的文档。此外,可以轻松访问音频、视频或文本等形式的数据。您还可以监控谁在修改数据以及谁有权访问。再次以零售业务为例,通过 ECM 系统,可以为销售经理和其他管理人员提供关键文档的共享、查看和编辑访问权限,该系统增强了关键管理人员在决策时的协作。

6. 随时访问

由于 ECM 与云技术的集成,可以通过智能设备随时访问您的商场或零售业务的重要文件。您可以根据需要检索和共享数据,从而提高业务的整体效率和生产力。随时访问必要的文档还使您的员工能够实时向客户展示产品、服务和重要的业务活动。因此,您零售业务中的可信任因素得到了多方面的提升。

7. 备份和灾难恢复

您能想象在任何灾难发生后对纸质文档进行备份或恢复吗?好吧,当您选择 ECM 解决方案时,您的业务文档的数字分类使之成为可能。数据备份和灾难恢复计划是此类解决方案的一部分。纸质文件被数字化并在系统中存档。在某种程度上,他们可以免受火灾或任何相关灾难的影响。此外,ECM 可以通过内置的安全功能保护机密公司文档免受黑客攻击和其他网络攻击。

结语

值得一提的是,ECM 系统是一种复杂而强大的文档维护方法。它为您的购物中心业务提供了灵活性、竞争力、更好的客户关系和安全性等好处。它还可以节省您的时间,这直接体现在更高的生产力和销售额上。

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