最常看到关于ECM系统好处的描述是：通过部署ECM（企业内容管理）平台，企业可以提高员工和利益相关者的生产力，并且可以降低运营成本、减小企业合规性和监管的风险。

这种描述太泛泛了，因为对于企业来讲，上ECM需要较大的投入，所以在购买之前需要全面分析ECM在不同方面能给企业带来的好处。这一步非常必要。

ECM 为企业提供工具来捕获、管理、存储和交付企业内持续增长的数字信息——文档、图像、富媒体和其他各类型的包含商业价值的内容。ECM 有助于简化文档的生命周期和自动化工作流程。

这里为企业提供一个ECM的评估工具，评估ECM如何在企业的五个“纵向业务领域”发挥作用：

1、ECM为重要业务文件记录提供存储库

企业的发展与运作往往依赖于重要的业务文件，例如合同、产品规格、营销计划、技术手册和提交给监管机构的文件。在当今的数字经济迅猛发展的大背景下生产和管理这些内容是一项日益严峻的挑战。所管理的规模和范围是一直以来都存在的问题——电子文档也可能很长，包括数百或数千页，并且将文本与图像结合在一起，这种庞大的文档对企业的存储、管理和使用方式都有着不小的挑战。

ECM 建立了用于维护这些高价值工作文件记录的存储库。这个存储库包括存储环境和组织框架。通过归档计划定义用于对文档进行分类。ECM 通过各种术语和其他标准将不同类型的元数据标记到文件上。

最重要的是，ECM 为整个企业建立了权威的文档集。其他人员和工作流程只需要访问来自该权威存储库的项目，以确保他们使用的文档的版本是正确的。

2. ECM 为团队的协作提供唯一可信的来源

在团队合作方面，简洁高效永远是发展的核心。企业内的知识工作者期望能用清晰的结构来思考和完成他们的工作。他们通过使用电子文件和数字化影像来分享信息，通过用清晰易懂的文件名和内容类别来链接各种项目、任务、活动和其他组织条件。

ECM为分享文件提供了一个易于访问的地方。团队成员可以按照他们认为合适的方式管理文件和文件夹。并且添加和工作流程相匹配的业务术语。ECM 为文件的安全存储和内容类别分配维护一个唯一可信的内容来源。它甚至可以显示经过批准的术语列表，并推荐新的术语。这显然能增加协作场景中的集体智慧。团队生产力通常以指数级的速度增长，因为组织内越来越多的知识工作者依靠 ECM 环境开展工作。

3. ECM 维护内容安全

在线访问数字文件存在固有风险。企业需要确保自己是否拥有成熟完备的机制来应对内容安全。通过多层权限的分配，只有获得授权的个人才能创建、更新和/或删除特定文档、图像或其他“数字工件”。管理员应该能够实时监控信息流以跟踪库中的数字健康状况。

ECM 通过管理信任和安全来降低风险。首先，ECM 提供了一个安全但值得信赖的环境。就像办公楼的门口的刷卡机与监控摄像头，识别进入的人员并且对其进行实时的跟踪一样，ECM 对寻求访问存储库的人员和流程进行身份验证，以确保他们的身份。一旦用户被授权进入，ECM 管理对单个文件和/或文件夹的访问控制，确定这些访问进来的用户谁可以进行创建、读取、更新和删除各种文件。ECM 会自行记录访问用户在系统中的所有交互，为管理员提供数据以监控和验证内容流。

在当今的分布式工作环境中，企业面临着越来越多的内容安全威胁。验证各种活动是否可信使用的身份验证和访问控制机制已不再足够。现在的ECM工具越来越多地引入零信任能力，这些功能依赖于人工智能、自动感知和对企业网络的持续监控，让企业在业务流程当中实时的检测并规避风险。

4. ECM 让内容可找到和更有用

以往在传统的企业当中，员工投入大量时间和精力来搜索信息，然后根据结果采取行动。例如，采购代理可能需要在批准采购订单之前检查合同的各个部分。计划新品牌推广活动的营销人员可能希望在创建新的促销计划之前找到以前的促销计划。在对现有产品提出改进建议之前，软件设计人员可能希望查看当前的市场需求和客户问题报告。这些工作的完成通常都取决于员工在一定业务场景下对信息的访问动作内容是什么。

ECM 提供多种检索方式来完善员工对内容的把控，让员工能够轻松搜索问题的答案并节省工作时间。其中基本搜索方式都是从关键字匹配开始——在存储库中查找与预定义字符串匹配的文件并返回结果列表。

往往确保企业搜索的安全性至关重要——员工应该只能检索他们有权访问和查看的文件。自然语言处理技术为搜索过程增加了智能，并提高了结果的精确度和增强了回忆。联合搜索可以节省跨企业内多个存储库查询并聚合结果的时间。

ECM 通过简化员工完成特定任务所需采取的步骤来使内容变得更加清晰，从而降低业务活动的总体成本。例如：

ECM 可以支持案例管理，例如管理商业抵押贷款申请的文件，并通过预定义的业务流程路由集合以进行审查和批准。

当与ERP系统集成时，每当采购代理需要从其业务应用程序中直接访问当前合同的存储库，ECM 都会对其进行维护。

然而，自动化业务流程需要权衡成本/收益。企业必须在应用程序集成方面进行前期投资才能实现这些结果。

5. ECM 对于内容治理至关重要

在当今充满活力的数字经济中，企业面临着数字信息浪潮带来的日益增加的风险。企业努力将日常工作的产生的临时文档与已发布的文档和最终形式的资产（包含业务价值、需要保存并且通常必须遵守监管要求的项目）分开。

正在进行的业务活动所产生的文件和消息可能会成为法律纠纷的证据，而杂乱无章的内容会增加不必要的诉讼成本。

ECM 通过提供工具和服务以及基础运营策略来降低数字工作的风险，以实现整个内容生命周期的良好治理。

首先，对于企业最重要的是将进行中的工作流程与已经结束并产生结果的项目分开，并确保记录存储库维护这些已完成的项目。ECM 可以帮助企业实施针对不同类型文件的保留策略，以及临时草稿的预定处置。ECM 可以自动识别哪些文件构成正式记录，然后通过正式定义的记录管理流程对其进行管理，以便长期保留。

在记录存储库中，安全分类很重要，尤其是当 ECM 自动分配和维护内容敏感标签时。最后，如果企业需要应对文档和船票的制作时，ECM 可以将其应用于预定义的内容集合，并轻松地从记录存储库中提取请求的文件，而不会增加成本。做好准备可以降低工作流程的成本和风险。