ECM 的诞生

ECM 的诞生来自于数字化转型的需求。我们过去称之为“无纸化”。在早期,业界将我们的解决方案归类为“文档成像软件” 。随着解决方案扩展成包括搜索和检索功能的系统,该术语变成了“文档管理软件”。这些解决方案变得越来越强大,涵盖了整个企业内容的整个生命周期,并结合了工作流工具,以便内容可以灵活准确的被调用。于是“文档管理”变成了“企业内容管理(ECM)”。ECM 系统的定义来自AIIM(智能信息管理协会),它虽然提供了多种功能,但随着业界需求的“与时俱增”,非结构化数据的爆炸性增长给行业带来的压力,系统的演变还在继续。

ECM 到 CSP 的转变

2016 年底,IT 研究和咨询公司 Gartner 宣布将使用“内容服务”来取代“企业内容管理”一词。Gartner 的分析师推断,“管理内容的做法将作为一种协调各方内容使用的服务:将内容、用户,和流程当作“基础管控要素”的系统。”

Gartner 的决定反映了内容管理方式的重大变化,在内部和外部都可以使用和共享内容。 ECM 主要是将纸质文档转换为电子信息并将该信息分发给成员的一种手段,而当今的数字组织需要更全面的内容服务。他们不需要单一的文档存储库;他们需要能够跨多个存储库聚合内容的平台,以连接不同的应用程序并最大限度地减少 IT 蔓延。他们需要有效的为业务用户提供工作所需的信息视图(完整、集中的)——最好是在用户已经知道和使用的应用程序中。他们需要一种在公司防火墙之外与员工、客户和合作者安全共享内容的方法。

内容服务平台的转变有可能将企业从过去千篇一律的 ECM 系统中解放出来。 通过内容服务平台将所有内容联系在一起,组织可以选择应用程序和组件来满足特定的业务需求。 内容服务平台使组织能够利用其信息,无论其内容位于何处; 将其融入工作流程和案例管理工具,以推动关键业务流程和案例工作; 在员工的工作核心业务应用程序的上下文中显示它; 并安全地与公司内外的其他人共享。 这些平台在全球任何地方的台式机、笔记本电脑和移动设备上提供信息,即使在离线时也是如此。我们已为内容服务做好准备。

过去客户通过选择不同的组件来满足内容管理的要求,但是CSP更宽泛的定义了这种统一平台的能力,它应该是通过提供各种服务能力来满足需求。这种管理企业内容的方法(包括内容服务应用程序、平台和组件)更能适应现在和未来发展的需要。

内容操作系统

国内业界领先的ECM供应商(例如Alfresco渌天)正在把ECM和CSP合为一体。一方面认可ECM已演变为一种工作方式(approach),而不仅是一项技术。另一方面,驱动ECM(企业内容管理)策略和工具继续演化,随着技术的发展,ECM 供应商正在不断的增加更多的能力,并以CSP系统提供服务(services)的方式来适应更灵活集成和更深层企业需求适配的能力。

理解 ECM 和 CSP 确实要用“操作系统”的概念,因为所有和非结构化数据相关的基础设施功能都在系统平台中实现,使用者可以用它塑造出各种各样门类的应用场景。这就是这类软件的精髓,所以一个语意潜在的会影响企业中部门主管的判断和规划。语意并不重要,重要的是它所代表的内涵。采用“内容操作系统”一词,也是根据我们国内有独立情景,不盲目跟随国外,有自己独立的定位的体现。

实施 ECM 平台

ECM 实施往往是一个复杂的过程,涉及各种利益相关者和部门。在实施 ECM 之前,组织必须制定ECM实施方式及战略,以确定 ECM 实施的优先事项,并明确其所需的程序和技术。

创建 ECM 战略的第一步是通过记录企业处理的所有类型的内容、企业参与的业务流程以及如何处理内容来执行内容审核。

一旦企业清楚地了解了 ECM 战略,下一步就是实施。成功实施ECM系统的其他步骤包括:

单个员工(甚至单个部门)不应单独尝试实施 ECM 系统。由于 ECM 的协作性质,必须涉及多个部门。企业应创建一个以多个团队为核心的团队,其中包括实施、治理和执行团队。

企业应清楚地了解 ECM 实施将实现什么目标。无论执行 ECM 的行业或部门如何,用户都有共同的目标:

  1.                1. 消除对纸张的依赖。
  2.                2. 简化所有业务流程。
  3.                3. 降低企业合规性和监管风险。
  4.                4. 优化生产力。 
  5.                5. 改善客户服务。

企业应该决定如何实现他们设定的目标。企业应该考虑是迁移内容、培训用户,构建新的 ECM 系统这几个步骤的实现顺序。在此步骤中,企业应评估哪些流程是高度优先级的。

理想情况下,企业应使用敏捷或 Scrum 方法推动 ECM 实现。这使得利益相关者在每两周或每月评估版本时能够充分参与。

ECM 实施永远不会真正结束。企业应建立随着时间的推移改进 ECM 的能力,以最大限度地提高业务价值。

ECM 的未来

当今互联网技术的进步也使企业内容管理系统面临比以往任何时候都更加严峻的挑战。远程工作的激增需要 ECM 提供的业务连续性和协作功能。机器学习、移动和云技术的进步正在为企业创造新的机会。社交媒体、视频和音频等形式也出现了新型内容。ECM 系统必须尽快适应这些新形式的非结构化信息,以便企业能够继续管理数据并优化业务绩效。

越来越多的企业将团队协作工具纳入到ECM/CSP的实施方案当中。此外,云、移动和分析技术的不断进步持续提高着用户对 ECM/CSP 功能的期望。自动化和机器学习正在成为 ECM/CSP 的关键补充,而云部署越来越有可能成为ECM 系统有效性进一步提升的关键。