背景简介

很多人都知道ERP,CRM,但ECM是最近这几年才普及起来。IBM、微软,以及被收购的EMC公司都有自己研发的ECM系统,曾经ECM被认为是“贵族”,主要还是因为太贵了,当时少则几百万,多则上千万甚至上亿的项目只有那些关键领域才能用得起: 要么人数庞大,要么是“中枢”单位。ECM变得平民化还是因为开源ECM的出现。在这里顺便多说一点平民化的事:国内比较有名的是Alfresco,国外还有nuxeo,但影响力远远不及Alfresco。Alfresco是Documentum的原班人马跳出来重新开发的项目,而Documentum是从上世纪以来最成功的ECM系统,也是曾经市场占有率最高的产品。其优势远远高于微软和IBM的同类产品。

企业内容管理

按照内容类型,企业内的内容可简单分为结构化内容和非结构化内容。而 ECM 可同时处理结构化和非结构化内容:

企业内容

企业内容的定义范围很广,它通常是指是指各种类型文件中包含的数据。在以往传统的公司形态中,内容通常以纸质文件的形式出现,如发票、简历和合同。随着技术的进步,内容的定义已经扩大到包括视频和音频文件、社交媒体帖子、电子邮件、网络内容等。

结构化内容

指包含和定义的模式化的数据,主要使用数据库来存储,可以用二维逻辑表来表现的内容。结构化内容占企业总数据量的20%左右,基本存储在如ERP、CRM、财务系统等各大应用系统中。

非结构化内容

指没有预定义格式的信息,不方便用数据库二维逻辑表来表现的内容。包括所有格式的办公文档、文本、图片、图纸、各类报表、图像和音频/视频、PDF和电子邮件等任何能存成文件的内容,占企业总数据量的 80%。

 

企业内容管理,即(ECM – Enterprise Content Management)是帮助企业获取、管理、存储、保护、呈现与企业组织流程相关数据的系统,也可促进非结构化数据向结构化数据转化;通过内容共享、检索、分析等管理和使用过程挖掘和放大内容价值,并最终帮助企业获得商业洞察和长远竞争优势。

由于企业外部压力和内部驱动力,企业创建、管理和使用企业内容的方式在不断改变。这在一定程度上体现出企业内容管理技术的演变历程:企业内容管理从集中式的、后端的转变为整合的、服务导向的方式(即更重视内容可用性、处理和分析)。因此,2016 年,Gartner修正了企业内容管理(ECM)的定义:企业内容管理(ECM)是一整套服务,具体表现为集成的产品套件或具有通用API接口和储存库的独立应用;能够挖掘不同类型内容的价值,同时服务于不同区域的分支机构和各种应用场景。

ECM 如何工作?

企业可以使用 ECM 系统识别重复和接近重复的内容,使企业能够保留特定内容的几个文件副本,而不是浪费b时间空间存储几百个文件。这几个文件将存放在系统核心位置,文件元数据则存储在文件夹中,以确保内容可以灵活准确的被调用。

无论文件在什么位置,用户使用什么设备,只要用户拥有权限就可以使用全文搜索查找需要的内容。ECM 系统检索文件并将其呈现给用户,允许他们阅读、编辑或下载文件。ECM 系统还允许用户在已经存储的文档中查找特定的词汇或者段落,减少搜索内容的时间并提高工作效率。

ECM 的好处是什么?

有效的企业内容管理为企业内的每个人都提供了轻松访问工作所需的所有信息的能力,以便企业进行业务决策、完成项目、内容协作等,提高工作效率。

除了对于管理和效率的明显提升外,ECM还为公司带来了多种优势:

ECM 提供了一个集中平台,通过消除可能使企业面临监管合规风险和其他潜在问题的临时流程来确保企业内容可以以符合监管合规要求和风险管理准则的方式进行保存和传播。

ECM 软件可以通过构建信息为企业带来所存文档的唯一性- 在安全的数字内容存储库中。这降低了重复的风险,并确保整个企业能够获得单一、批准和权威的信息。ECM 还能够通过对ECM平台中持有的企业内容的总知识和进行创建、共享和优化做到有效的知识管理。

ECM 通过自动化以前的手动流程、减少合规性处罚、最大限度地减少存储需求和减少邮政需求,降低了整个企业的运行成本。它还降低了一但发生违反法律或出现不合规事件时给企业带来的损失。

在解决客户问题时,客户服务代表需要在最短的时间内访问到所需要的内容,这是 ECM 的主要目标之一。ECM 使员工能够更快、更高效地帮助客户,从而提高客户满意度。

正确实施的 ECM 平台使企业在内容方面具有较高的可用性和较短的访问时间。同时ECM 还拥有档案、灾难恢复和帐户备份的功能。

有效的 ECM 可简化访问和业务流程,通过减少公司对存储、纸张和邮件需求来减少开销,优化安全性、维护完整性。所有这些举措都可能导致生产力的提高。

ECM 提供数据搜索和分析工具,从而改善数据挖掘。用户可以设置搜索范围和参数,以便他们缩小搜索结果的适配范围并更高效地查找信息。

重要的功能点

在更高级别上理解,ECM/CSP 的关键要素包括以下内容:

  • 内容生命周期管理

  • 工作流程管理

  • 信息治理

  • 内容管理系统

  • 协作工具

  • 企业文件管理

  • 数字资产管理

但一些稳定的 ECM品牌 软件系统包括更多功能:

工作流引擎通过一组支持业务流程和内容生命周期的定义步骤来驱动内容。

ECM 与企业现有的平台(如 CRM 和 ERP 应用程序)进行互操作是很有用的。许多 ECM 平台使用 RESTFUL API 与其他 Web 服务集成。通常,基于云的 ECM 工具很容易与其他云服务集成。

ECM 软件集成了灾难恢复规划,使企业能够以数字方式保护其内容免受盗窃、火灾或自然灾害的发生,同时确保灾难发生后运营正常进行。

ECM 系统使用户能够轻松地将纸质文档转换为数字信息,将这些文档存储在 ECM 系统中,并高效共享、管理和挖掘这些文档。

ECM 的主要目标之一是使用户更容易访问内容。高级搜索功能应是重中之重,使用户能够执行全文搜索并筛选结果。

先进的ECM平台包括支持自动元数据和由人工智能引擎驱动的标签。他们还支持多个企业分类。

ECM 可以跟踪和存储多个版本的文件。这些工具还可以包含恢复到文档前版本的能力。

出于安全原因,ECM 平台通常能够阻止未经授权的用户查看或编辑某些文档。许多 ECM 平台都集成了基于角色的访问控制,以实现这一目标。

企业可以在本地或云中部署 ECM 系统:基于云的 ECM 的优势包含了灵活的许可模式、更方便的远程和移动访问,以及与其他云服务的集成。