您是否遇到过这样的困扰
- 想用密码保护文件夹或者文件，但没有合适的软件
- 一份文档在公开的时候，内部一些敏感信息只有少数人才能看到（文档的部分内容隐藏）
- 有些文件只能看，不能下载
- 有些文件只希望一部分人查看或更改
- 需要寻找一套规范的文件管理办法
如 何 解 决 这 些 问 题
从 两 方 面 保 护 您 文 档 内 容 安 全
文件安全与加密
权限控制
按部门：如市场部和技术部只能查看自己部门的文件，项目部可以查看项目相关的所有相关文件。
按职位：如经理和普通职员对文件有不同权限。经理可以更改文件，但职员只能查看文件
按角色：不管部门和职位，按照工作分工的角色来划分权限。
流程审批
审计追踪
多方面保证文件安全：
- 一次性密码或短信验证码
- 使用需申请授权
- 文档审计
- 支持加密算法AES256，DES168， RSA1024，国密SM4，SM1，SM2
文件加密配合安全文件夹，在安全文件夹之外不能直接打开的文件在安全文件夹中被自由访问。
如何保障安全
访问加密
需要特殊权限才能访问的文件夹：
- 固定密码
- 一次性密码或短信验证码
- 申请访问权限
- 定制打开方式
安全文件夹带有审计功能，监控记录文件夹所有动态——即使离开安全文件夹。
共享协作加密
赋予文件动态权限，保证已分享文件的安全：
- 更改文件状态
- 更改文件权限范围
- 需要审批或满足某个条件
保证文件在团队协作时的安全性。
文件内容遮挡
电子文件有很多需要遮挡部分内容的情况：
- 招投标文件的报价信息
- 客户资料中的客户信息和联系方式
- 财务报告的重要数据
- ……
文档内容的部分加密，是信息公开的同时保证重要信息的安全的手段。
这 将 为 您 带 来 . . .
灵活、容易操作
不改变用户使用习惯和业务操作流程。根据实际需求进行配置，支持加密文档的共享、解密以及提取功能，实现重要文档管理。
无需值守，管理成本低
通过密码和权限等设置对文档进行加密处理，即使“管理员不在场”也不会发生违规操作和窃、泄密事故。
系统能够对文件加密，也可对文件夹加密，加密方式包括但不限于，密码、角色权限控制、文件内容加密、部分内容遮盖、属性加密等等。
当文件内容被加密，内容将无法被搜索获取，只有正确解密，内容才能被显示出来。
您可以为共享出去的文件或文件夹设置密码，发送手机验证码等形式，确保让正确的人才能获取到共享的内容。
针对文件的每一项操作，在Alfresco都可以被精确的授权给指定的人员。例如只有当被分配了复制权限，操作人员才能够拷贝这个文件。
可以。文件与文件夹的所有者（或管理员），可以设置通知级别，获取人员对该文件或文件夹进行哪些操作。当未授权人员访问此文件或文件夹，该人员会收提示，同时管理员也会收到未授权人员，谁（或ip），什么时间进行了访问。
提供了审计功能。Alfresco针对文件的各项操作都可以进行审计。管理员可以随时轻松查阅。
企业使用场景案例
可以将文件做以下分类：（下面要造图，放在左侧）
绝密，不可以被检索
加密，（标题，摘要）可以被检索，加密文件摘要的形成要有脱密流程
普通，不加密的文件
公司文件分为3种：（下面要造图，放在左侧）
有密级已脱密：可以遮挡文件中的一部分，文件（标题和摘要）可被检索
有秘级未脱密：只能限制访问，不允许对大部分人开放。
普通文件： 不加密文件
企业内部文件外发的控制：（下面要造图，放在左侧）
可外发： 文件可以自由外发
不可外发： 文件不可外发，必须经过审批和修改才能外发
文件可任意下载和查看
文件不可以下载，只能在线看。
文件的下载需要审批流程。
“内容操作系统”的作用就是满足不确定的需求，如果您还有其他要求，但又不知道从何入手，可以先从下面几个问题开始：
- 是否需要集中保存保密的文件？
- 答： 可集中，可分散，也可以两者混合。
- 是否特定的人和角色才能看到？
- 答： 可以指定人，也可以指定文件，系统会把控细节。
- 是否有特定的场景：比如地点，时间，IP，国别等不同的情况下，对文件的控制也不同？
- 答： 所有想到和没想到的，都是系统可以管控的。