ECM的定义（什么是ECM）？
企业内容管理（ECM – Enterprise Content Management）是一种企业（机构）内部的专业系统，它是能够有效地获取、传输、存储、激活和重整企业内容，并且向企业内的员工、业务合作伙伴以及客户传递与“自身业务”相关的关键信息的系统。
近些年随着不同形式的内容被引入到工作环境中，文档的类型与数量极为繁杂， ECM 的发展成为了解决问题的关键。ECM持续专注在将公司（或机构）内容集成在存储库中进行数字化管理，通过数字化的业务流程来帮助企业实现目标，它是数字化转型的基础设施。企业内容管理（ECM）从来都不是指单一的技术或流程。它提供的是捕获、管理、激活和重整内容的方法、工具和策略的组合，以及在整个生命周期中企业信息通过基础的存储、重整、传递、控制、流程和激活等能力来满足业务数字化转型的深层需求。
企业内容，企业内容的定义范围很广，它通常是指员工在工作过程中所产生的任何信息。在以往传统的公司形态中，内容通常以纸质文件的形式出现，如发票、简历和合同。随着技术的进步，内容的定义已经扩大到包括视频和音频文件、社交媒体帖子、电子邮件、网络内容等。而ECM 可同时处理非结构化和结构化内容：
- 结构化内容，是指包含和定义的模式化的数据，主要使用数据库来存储。
- 非结构化内容，是指没有预定义格式的信息，可以包含办公室文档、PDF 和电子邮件等内容，音视频，图片，图纸等任何能存成文件的数据。
ECM 系统通过文档管理和工作流程的自动化帮助企业简化文档的生命周期。对于任何内容量大的企业来说，制定ECM 计划来提升运营效率、降低成本并遵守监管合规要求就显得至关重要。
受益于使用 ECM 系统的一些特定业务领域包括：
合同管理：ECM系统允许用户进行内容协作，并确保合同得到及时审查、编辑和批准，从而自动存储文档，并在合同需要处理时通知相关人员。
人力资源自动化：ECM 系统可以降低企业对纸质文档的需求，同时改进工作流程，简化与 HR 相关信息的整理，并保证遵守 HR 入职授权。
应付账款自动化：ECM 系统使用户能够准确匹配、分发和批准采购订单、送货票和发票，从而降低滞纳金并提高效率。
应收账款自动化：ECM 系统可让用户立即获得采购订单、发票和已签名收据，从而通过加快客户付款速度缩短未付款天数 （DSO） 的时间。
ECM 如何工作？
企业可以使用 ECM 系统识别重复和接近重复的内容，使企业能够保留特定内容的几个文档副本，而不是浪费时间空间存储几百个文档。这几个文档将存放在系统核心位置，文件通过元数据存储业务信息。在文件夹中确保文档信息可以灵活准确的被调用。
不管在什么位置又或者使用什么设备，拥有权限的用户都可以使用全文搜索查找特定文档。ECM 平台检索文档并将其呈现给用户，允许他们阅读、编辑或打印文档副本。ECM系统还允许用户在已经存储的文档中查找特定的词汇或者段落，减少扫描内容的时间并提高工作效率。
为什么 ECM 很重要？
近年来，由于各种原因，ECM变得愈发重要且复杂。例如在财务欺诈和数据泄露中，不仅要合法合规，而且要最大程度的保护企业的声誉。企业往往还需要有效管理内容，以便与商业智能/业务分析 （BI/BA） 应用程序集成，来帮助他们能够及时提取并使用相关信息来指导业务决策。
此外，当公司减少对纸质文档的依赖并创建一个有组织、安全性强的非结构化信息存储库来考虑业务需求时，公司内部的生产率和效率就都会提高。不执行 ECM 的公司可能会额外损失大量时间和生产力，还存在不遵守公司政策和合规性的可能。如果灾难来袭，无法安全存储内容的公司可能会丢失这些信息，导致大量业务中断。
当今互联网技术的进步也使企业内容管理系统面临比以往任何时候都更加严峻的挑战。远程工作的激增需要 ECM 提供的业务连续性和协作功能。机器学习、移动和云技术的进步正在为企业创造新的机会。社交媒体、视频和音频等形式也出现了新型内容。ECM 系统必须尽快适应这些新形式的非结构化信息，以便它们能够继续管理数据并优化业务绩效。
ECM 的组件：
如今，更多对系统功能的要求使得传统的ECM定义已经有些过时，但是为了追根溯源还从ECM原始定义的五个主要组件开始介绍：捕获、管理、存储、保留和流转。AIIM（www.aiim.org 智能信息管理协会） 定义的每个组件的用途如下：
捕获组件，包括获取各种电子文件，甚至通过将纸质文档转换为电子格式。甚至包括获取和收集电子文件中的内容来进行统一管理。信息可以包括发票、合同和研究报告等任何文件类的内容。
管理组件，通过文档管理、协作软件、Web 内容管理、记录（档案）管理、流程管理、规则和策略管理、元数据和关联关系管理等手段来重整、激活、控制、审计、连接、修改和使用信息。
存储组件，在灵活的文件夹结构中暂时备份短期内频繁更改的信息，以便用户查看或编辑信息。
保留组件，支持一段时间内很少变动的信息，通常通过记录（档案）管理完成，通常用于帮助企业管理好合规性工作，例如遵守各地政府或行业的标准或法规等。
流转组件，为客户、最终使用者或其他系统提供他们所要求的信息。
ECM 的好处是什么？
有效的企业内容管理系统为企业内的每个人都提供了轻松访问工作所需的所有信息的能力，以便员工进行业务决策、完成项目、内容协作等，提高工作效率
除了对于管理和效率的明显提升外，ECM还为公司带来了多中优势：
最大限度地降低合规性和监管风险。ECM 提供了一个集中平台，通过消除可能使企业面临监管合规风险和其他潜在问题的临时流程来确保企业内容可以以符合监管合规要求和风险管理准则的方式进行保存和传播。
保证信息的唯一性。ECM 软件可以通过构建信息为企业带来所存文档的唯一性- 在安全的数字内容存储库中。这降低了重复的风险，并确保整个企业能够获得单一、批准和权威的信息。ECM 还能够通过对ECM平台中持有的企业内容的总知识和进行创建、共享和优化做到有效的知识管理。
降低成本。ECM 通过自动化以前的手动流程、减少合规性处罚、最大限度地减少存储需求和减少邮政需求，降低了整个企业的运行成本。它还降低了一但发生违反法律或出现不合规事件时给企业带来的损失。
提高客户满意度。在解决客户问题时，客户服务代表需要在最短的时间内访问到所需要的内容，这是 ECM 的主要目标之一。ECM 使员工能够更快、更高效地帮助客户，从而提高客户满意度。
提供业务连续性。正确实施的 ECM 平台使企业在内容方面具有较高的可用性和较短的访问时间。同时ECM 还拥有档案、灾难恢复和帐户备份的功能。
提高生产率。有效的 ECM 可简化访问和业务流程，通过减少公司对存储、纸张和邮件需求来减少开销，优化安全性、维护完整性。所有这些举措都可能导致生产力的提高。
改善内容可访问性。ECM 提供数据搜索和分析工具，从而改善数据挖掘。用户可以设置搜索范围和参数，以便他们缩小搜索结果的适配范围并更高效地查找信息。